Datenschutzhinweise für Microsoft Teams

Nachfolgend möchten wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung der Kommunikationsplattform „Teams“ informieren. Teams ist ein Service der Microsoft Corporation mit Sitz in den USA. Es handelt sich um einen chatbasierten Arbeitsraum, der dafür optimiert wurde, mit mehreren Personen an Projekten zu arbeiten. Neben der schriftlichen Kommunikation über den Chat, ist auch der Austausch über die Video- und Telefonfunktion möglich.

Verantwortliche Stelle und Datenschutzbeauftragte

Welche Daten erheben wir und wofür?

Wir nutzen Microsoft Teams um Telefonkonferenzen, Online-Meetings und/oder Videokonferenzen durchzuführen (nachfolgend: Online-Meetings).

Bei der Nutzung von Microsoft Teams werden verschiedene Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet. Dazu zählen in erster Linie Angaben, die zur Administration des Benutzeraccounts benötigt werden, wie Vor- und Nachname, die E-Mail-Adresse sowie das Passwort. Darüber hinaus können auch optionale Daten von Ihnen hinterlegt werden. Dies können Angaben zu Ihrer Abteilung, Ihre Telefonnummer oder auch Ihr individuelles Profilbild sein. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben Sie vor bzw. während der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ per Chat, Video oder Telefonat preisgeben. Insbesondere die die im Chat getätigten Texteingaben werden protokolliert und dem/den Kommunikationspartner/n offengelegt. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden zudem während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Microsoft Teams“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen. Neben diesen nutzungsabhängigen Daten können auch weitere Verbindungs- und Telemetriedaten, wie z.B. die IP-Adresse oder Geräte-/Hardwareinformationen gespeichert werden.

Wenn wir Online-Meetings aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen dies im Voraus transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der Teams-App angezeigt.

An wen werden die Daten übermittelt?

Intern werden Ihre Daten lediglich im Rahmen der Administration der Benutzerkonten im erforderlichen Umfang der IT-Abteilung zur Verfügung gestellt.

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte findet grundsätzlich immer dann statt, wenn Sie in einem Meeting mit internen und externen Kommunikationspartner per Chat, Video oder Telefon in Kontakt treten. Die hier übermittelten Daten sind in erster Linie Ihr Name sowie ggf. Ihr Profilbild. Weitergehende Personenbezogene Daten, die Sie im Zusammenhang mit der Teilnahme an Besprechungen bereitstellen, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern Sie von Ihnen nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Derartige Daten können vor allem im Chat getätigte Eingaben, sowie Bild- und Tonaufnahmen sein.

Des Weiteren werden Daten in erforderlichem Umfang an Microsoft als Software-Anbieter übertragen. Dazu können neben Profilinformationen und Kommunikationsdaten u.U. auch Telemetriedaten zählen. Microsoft verarbeitet diese Daten im Rahmen der Bereitstellung und Administration der Anwendung sowie ggf. zur Produktverbesserung (Diagnosedaten). Da Microsoft, als Betreiber und Hoster dieser Plattform seinen Sitz in den USA hat, findet eine Datenverarbeitung in einem Drittland statt.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir löschen oder anonymisieren Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die Zwecke, für die wir sie erhoben oder verwendet haben, nicht mehr erforderlich sind. Login-Daten und IP-Adressen werden spätestens nach 30 Tagen gelöscht, es sei denn, wir sind zu einer längeren Aufbewahrung berechtigt oder verpflichtet. Rechtliche Vorgaben zur Aufbewahrung und Löschung personenbezogener Daten, insbesondere solcher, die wir aus steuerrechtlichen Gründen aufbewahren müssen, bleiben unberührt.

Auf welcher Rechtsgrundlage findet die Datenverarbeitung statt?

(1) Soweit personenbezogene Daten von unseren Mitarbeitenden verarbeitet werden, ist § 53 Abs. 1 Gesetz über den Kirchlichen Datenschutz (KDG) die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft Teams personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von Teams sein, so ist § 6 Abs. 1 lit. g) KDG die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Video- und Telefonkonferenzen sowie der diesbezüglichen administrativen Verwaltung.

(2) Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ § 6 Abs. 1 lit. c) KDG, soweit die Meetings im Rahmen von (Vor-) Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

(3) Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage § 6 Abs. 1 lit. g) KDG. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

(4) Eine Weitergabe der personenbezogenen Daten an den Softwareanbieter Microsoft ist dadurch gerechtfertigt, dass wir unsere externen Dienstleister im Rahmen von § 29 Abs. 3 KDG als Auftragsverarbeiter vertraglich verpflichten, sämtliche personenbezogenen Daten ausschließlich unseren Weisungen entsprechend zu verarbeiten. Dies ist auf internationaler Ebene durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln (bei Microsoft das sog. „Data Protection Addendum“) garantiert (https://www.microsoft.com/licensing/docs/view/Microsoft-Products-and-Services-Data-Protection-Addendum-DPA).

Weitere Informationen zu Zweck und Umfang der Datenerhebung und ihrer Verarbeitung durch Microsoft Teams erhalten Sie in den Datenschutzerklärung von Microsoft unter https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement und Microsoft Teams unter https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy.

Datenschutz-Rechte

Sie haben folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden Datenverarbeitung:

–        Recht auf Auskunft zu Ihren gespeicherten Daten (§ 17 KDG),

–        Recht auf Berichtigung oder Löschung Ihrer Daten (§§ 18, 19 KDG),

–        Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten (§ 20 KDG),

–        Recht auf Datenübertragbarkeit (§ 22 KDG),

–        Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten (§ 23 KDG).

Wenn personenbezogene Daten auf Grundlage einer Einwilligung von Ihnen verarbeitet werden, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft uns gegenüber zu widerrufen.

Eine Auskunft zu Ihren von uns gespeicherten Daten erhalten Sie zum Teil bereits mit dieser Datenschutzerklärung (Informationspflichten gem. § 15 KDG). Das schließt selbstverständlich nicht aus, dass Sie eine Auskunft jederzeit einholen können, weil wir möglichweise in Zukunft auch (neue) Daten von Ihnen für weitere Zwecke, die in dieser Datenschutzerklärung nicht aufgeführt sind, verarbeiten könnten.

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.